Assistante De Direction

Assistante De Direction - Côte d’Ivoire
  • Assistante De Direction - Côte d’Ivoire
Description :

ACTIVITÉS

GESTION ADMINISTRATIVE
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports…), les reproduire et les diffuser
-Traiter et diffuser des informations internes et externes
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les rapports
- Prendre en charge des aspects logistiques de la Massy Company (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
- Alimenter les tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Participer à l’organisation d'événements internes.

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE RÉUNIONS
-Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
- Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, Extérieur …),
-finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
- Suivre le prestataire de prise de notes.

COMPÉTENCES REQUISES SUR LE POSTE
Les savoirs : Maîtrise des techniques de communication orale et écrite/ Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat/ Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Les savoir-faire : Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale/ Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail /Sens des priorités / Sens de l'organisation /Capacité à prendre des initiatives / Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique/ Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence/ Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs.

Les savoir-être : Discrétion/Très bon sens relationnel /Calme /Autonome /Accueillante/ Capacité d’anticipation /Force de proposition / Sens de l'écoute.

Envoyez CV et lettre de motivation à l'adresse [email protected] et mettre en copie du mail [email protected]
Date limite : 15 Février 2019

Nos conseils de sécurité

  • Vérifiez si l'annonceur a une Boutique sur Deals. Si c'est le cas, nous avons déjà échangé avec ce professionnel.
  • Ne payez, sous aucun prétexte, 100% du service avant qu'il soit complètement réalisé
  • Evitez de transférer de l’argent via des services comme Mobile Money, Western Union …
  • Ne donnez pas d’informations personnelles (coordonnées bancaires, numéro de carte de crédit ...)
  • Renseignez vous auprès de vos connaissances ou sur internet par rapport aux expériences des clients précédents
  • Demandez à votre interlocuteur si il travaille directement pour la structure indiquée dans l'annonce.
  • Assurez-vous de bien comprendre les procédures et conditions financières.

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